Samþykktir Sorgarmiðstöðvar

1. gr. Nafn, skilgreining og aðsetur
Sorgarmiðstöð (SM) er þjónustumiðstöð á sviði sorgarúrvinnslu fyrir syrgjendur og þau sem vinna að velferð þeirra. SM starfar í almannaþágu, án hagnaðarsjónarmiða. Heimili SM og varnarþing er í Hafnarfirði.

• Vinna að þróun starfseminnar og tryggja faglegan grundvöll hennar.
• Reka heimasíðuna sorgarmidstod.is þar sem kynnt er þjónusta sem í boði er á hverjum tíma.
• Efla þekkingu og skilnig á mikilvægi sorgarúrvinnslu með kynningar-, útgáfu- og fræðslustarfi.
• Standa vörð um hagsmuni syrgjenda og beita sér fyrir úrbótum í réttindamálum þeirra.
• Standa fyrir viðburðum á sviði sorgarúrvinnslu.

Einstaklingi, sem vinnur að velferð syrgjenda eða er syrgjandi, er heimilt að sækja um aðild að SM.

Ósk um aðild að SM skal beina til stjórnar SM fyrir 1. apríl hvert ár, sem tekur ákvörðun um hvort skilyrði fyrir aðild séu uppfyllt. Ákvörðun stjórnar um aðild félags eða einstaklings skal lögð fyrir aðalfund SM til staðfestingar. Stjórn SM getur veitt bráðabirgðaaðild fram að aðalfundi.    
Félagsgjald fyrir aðildarfélag og einstakling er ákveðið á aðalfundi SM.

5. gr. Úrsögn
Aðildarfélag eða einstaklingur getur sagt úr SM. Skriflega úrsögn skal leggja fram á stjórnarfundi og skal bóka hana í fundargerð. Úrsögn tekur gildi þegar í stað. Aðili sem gengur úr SM á ekki rétt á endurgreiðslu framlaga sinna.

Félagsaðild SM er sjálfhætt hafi árgjald ekki verið greitt.

6. gr. Brottvikning
Stjórn SM getur rökstutt tillögu að brottvikningu félags eða einstaklings úr SM á aðalfundi. Samþykki aðalfundur brottvikninguna tekur hún gildi strax.

7. gr. Aðalfundur
Aðalfundur fer með æðsta vald í málefnum SM. Aðalfund skal halda árlega fyrir maílok og skal til hans boðað með minnst tveggja vikna fyrirvara á heimasíðu SM og með tölvupósti eða bréfleiðis til skráðra aðla. Framboðsfresti til stjórnarsetu lýkur kl. 21:00 tveimur dögum fyrir aðalfund.

Aðalfundur er löglegur ef rétt er til hans boðað. Aðalfund má halda rafrænt ef meirihluti stjórnar telur að aðstæður í samfélaginu kalli á slíkt.

Fundarboði skal fylgja:
a. Dagskrá aðalfundar.
b. Drög að skriflegri skýrslu stjórnar.
c. Lykiltölur úr ársreiknngi.
d. Tillögur að lagabreytingum.
e. Aðildarumsóknir eða brottvikning.
f. Drög að fjárhagsáætlun yfirstandandi árs.

Í málum sem taka þarf ákvörðun um á aðalfundi ræður einfaldur meirihluti atkvæða.

Dagskrá aðalfundar skal vera sem hér segir:
1.  Formaður setur fund og tilnefnir fundarstjóra og ritara.
2. Skýrsla stjórnar fyrir síðastliðið starfsár.
3. Skoðaður ársreikningur lagður fram til samþykktar.
4. Kynning á fjárhagsáætlun yfirstandandi árs.
5. Tillaga að árgjaldi aðildarfélaga og einstaklinga.
6. Aðildarbreytingar.
7. Lagabreytingar.
8. Kosning formanns og stjórnar.
9. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga til tveggja ára.
10. Önnur mál.

Skrifleg, leynileg atkvæðagreiðsla skal fara fram um lið 8 ef framboð til stjórnar fer umfram þann fjölda sæta sem í boði eru í sjtórn.

Ef fresta þarf aðalfundi skal halda framhaldsaðalfund svo skjótt sem unnt er. Á honum skal eingöngu fjallað um mál sem fresta varð á aðalfundi.

8. gr. Kjörstjórn
Stjórn SM skipar 2-4 fulltrúa í kjörstjórn. Henni er ætlað er að tryggja framboð í stjórn SM fyrir aðalfund félagsins og hafa umsjón með undirbúningi og framkvæmd kosninga á aðalfundi. Kjörstjórn sker úr um kjörgengi og kosningarétt, hefur yfirumsjón með talningu atkvæða og sker úr um gildi vafaatkvæða, komi til kosninga.

Ákvarðanir kjörstjórnar eru endanlegar. Niðurstöður kosninga skulu kynntar á aðalfundi.

9. gr. Stjórn og rekstur
Stjórn SM er skipuð fjórum einstaklingum, auk formanns og tveggja til vara. Formaður er kjörinn sérstaklega en stjórnin skiptir að öðru leyti með sér verkum og setur sér starfsreglur. Kjósa skal formann til tveggja ára og það ár sem formaður er ekki kosinn skal stjórn velja varaformann til tveggja ára. Kjósa skal árlega, tvo stjórnarmenn til tveggja ára,

Stjórnin fer með æðsta vald í málefnum SM á milli aðalfunda. Stjórnarformaður boðar stjórnarfundi og skal halda þá að jafnaði mánaðarlega, en þó ekki í júlí. Formaður getur boðað aukafund ef þörf krefur. Meirihluti stjórnar getur jafnframt óskað aukafundar í stjórn.

Stjórnarfundur er löglegur (ákvörðunarbær) ef þrír stjórnarmanna og formaður/ varaformaður mæta.

Hætti formaður á tímabili sínu skal varaformaður taka sæti formanns, varafulltrúi stjórnar tekur sæti sem aðalfulltrúi. Hætti varaformaður á tímabili sínu skal stjórn velja nýjan varaformann og varafulltrúi stjórnar tekur sæti sem aðalfulltrúi.

Stjórn starfar að öðru leyti eftir „Starfsreglum stjórnar“ sem samþykktar voru á aðalfundi 2021, með síðari breytingum.

10. gr. Meðferð upplýsinga
Ávallt skal fylgja persónuverndarstefnu SM sem skal vera aðgengileg á heimasíðu. 

11. gr. Breytingar á samþykktum
Samþykktum þessum má breyta með meirihluta atkvæða á aðalfundi enda hafi þeim verið lýst í fundarboði. Breytingartillögur skulu sendar formanni SM fyrir 1. apríl til afgreiðslu á aðalfundi.

12. gr. Slit
Til þess að leggja SM niður þarf samþykki tveggja aðalfunda í röð og skulu félagsslitin samþykkt með a.m.k. 2/3 fundarmanna á hvorum aðalfundi, enda hafi áformum um slit verið getið sérstaklega í fundarboði. Við slit SM skal ráðstafa eignum hennar í samráði við embætti landlæknis, verndara Sorgarmiðstöðvar.

Samþykktir þessar voru samþykktar á stofnfundi SM og undirritaðar þann 6. nóvember árið 2018.

Samþykktunum var breytt á:

• aðalfundi 27. maí 2020
• aðalfundi 23. maí 2022
• aðalfundi 23. maí 2023
• aðalfundi 23. maí 2024