Samþykktir Sorgarmiðstöðvar

1 gr.
Nafn, skilgreining og aðsetur.

Sorgarmiðstöð (SM) er félag sem starfar í almannaþágu, án hagnaðarsjónarmiða. Heimili SM og varnarþing er í Hafnarfirði.

2 gr.
Tilgangur

SM er þjónustumiðstöð á sviði sorgarúrvinnslu fyrir syrgjendur og þá sem vinna að velferð syrgjenda. Tilgangi SM er náð með því að:

• vinna að uppbyggingu og þróun starfseminnar m.a. með fjáröflun.
• reka heimasíðuna sorgarmidstod.is þar sem syrgjendur hafa aðgang að stuðningi, fræðslu, ráðgjöf og geta fundið þau úrræði sem í boði eru á hverjum tíma fyrir syrgjendur og aðstandendur.
• efla þekkingu á mikilvægi sorgarúrvinnslu með vísindalegri úrvinnslu upplýsinga til samfélagsins og útgáfu og dreifingu fræðsluefnis.
• miðstöðin er málsvari syrgjenda og beitir sér fyrir úrbótum í rettindamálum þeirra, m.a. í lagaumhverfinu. 
• miðstöðin standi fyrir opinni umræðu um mikilvægi sorgarúrvinnslu.

3 gr.
Aðild

Öllum sem vinna að velferð syrgjenda er heimilt að sækja um aðild að SM. Umsókn þarf að berast stjórnarformanni SM eigi síðar en 1. apríl til að hægt sé að taka afstöðu til hennar á aðalfundi.

Aðildarfélagsárgjald er ákveðið á aðalfundi.

4 gr.
Úrsögn

Aðildarfélag getur sagt sig úr SM. Skriflega úrsögn skal leggja fram á stjórnarfundi og skal bóka hana í fundagerð. Úrsögn tekur gildi þegar í stað. Aðili sem gengur úr SM á ekki rétt á endurgreiðslu framlaga sinna. 

5 gr.
Brottvikning

Stjórn SM getur lagt rökstudda tillögu að brottvikningu félags úr SM fyrir aðalfund. Samþykki aðalfundur brottvikningu tekur hún gildi strax.

6 gr.
Aðalfundur

Aðalfundur SM fer með æðsta vald í málefnum hennar og skal halda hann árlega fyrir maílok. Stjórnarformaður boðar til aðalfundar með minnst tveggja vikna fyrirvara með tölvupósti eða bréfleiðis. Aðalfundur er löglegur ef rétt er til hans boðað. Aðalfund má halda rafrænt ef stjórnarformaður telur að aðstæður í samfélaginu (t.d. sóttvarnir) kalli á slíkt.

Fundarboði skal fylgja

a. Dagskrá aðalfundar
b. Drög að skriflegri skýrslu stjórnar
c. Ársreikningur, áritaður af skoðunarmönnum SM
d. Fram komnar tillögur að lagabreytingum
e. Aðildarumsóknir
f. Drög að fjárhagsáætlun yfirstandandi árs

Fimm stjórnarmeðlimir hvers aðildarfélags hafa atkvæðisrétt á aðalfundi.
Í málum sem taka þarf ákvörðun um á aðalfundi ræður einfaldur meirihluti.

Dagskrá aðalfundar skal vera sem hér segir:

1. Tilnefning fundarstjóra og fundarritara.
2. Skýrsla stjórnar lögð fram til umræðu og samþykktar.
3. Ársreikningar lagðir fram til umræðu og samþykktar.
4. Fjárhagsáætlun yfirstandandi árs lögð fram til umræðu og samþykktar.
5. Tillaga að árgjaldi aðildarfélaga ákveðið.
6. Aðildarbreytingar, hafi þær borist fyrir 1. apríl.
7. Lagabreytingar, hafi þær borist fyrir 1. apríl.
8. Kosningar formanns, stjórnar og varamanna.
9. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga.
10. Önnur mál, ef borist hafa formanni SM fyrir 1. apríl.

Ef fresta þarf aðalfundi skal halda framhaldsaðalfund svo skjótt sem unnt er. Á honum skal eingöngu fjallað um mál sem ekki voru afgreidd á aðalfundi.

7 gr.
Stjórn og rekstur

Stjórn SM er skipuð níu einstaklingum, sjö fulltrúar eru í aðalstjórn og tveir í varastjórn. Hvert aðildarfélag tilnefnir einn aðalmann í stjórn SM. Að auki tilnefnir fráfarandi stjórn SM tvo aðila og tvo varamenn. Formannsefni stjórnar er tilnefnt af fráfarandi stjórn Sorgarmiðstöðvar. Formaður er kosinn sérstaklega á aðalfundi, skv. dagskrá aðalfundar. Ekki er greitt fyrir stjórnarsetu.

Á fyrsta fundi eftir aðalfund skiptir stjórn með sér verkum; varaformaður, ritari, gjaldkeri og meðstjórnendur. Stjórnin fer með æðsta vald í málefnum SM á milli aðalfunda. Stjórnarformaður boðar stjórnarfundi og skal halda þá að jafnaði mánaðarlega, en þó ekki í júní og júlí. Stjórnarfundur er löglegur (ákvörðunarbær) ef þrír stjórnarmanna og formaður/varaformaður mæta.

Stjórn starfar að öðru leyti eftir „Starfsreglum stjórnar SM“ sem samþykktar voru á aðalfundi 2021

8 gr.
Meðferð upplýsinga

Fara skal með allar viðkvæmar persónuupplýsingar þjónustuþega Sorgarmiðstöðvar sem trúnaðarmál og skal meðferð þeirra ávallt vera í samræmi við gildandi ákvæði laga hverju sinni. Persónuverndarstefna Sorgarmiðstöðvar skal vera aðgengileg á heimasíðu.

9 gr.
Breytingar á samþykktum

Samþykktum þessum má breyta með meiri hluta atkvæða á aðalfundi enda hafi  þeim verið lýst í fundarboði. Breytingartillögur skulu sendar formanni SM fyrir 1. apríl til afgreiðslu á aðalfundi.

10 gr.
Slit

Til þess að leggja SM niður þarf samþykki tveggja aðalfunda í röð og skulu félagsslitin samþykkt með a.m.k. 2/3 fundarmanna á hvorum aðalfundi, enda hafi áformum um slit verið getið sérstaklega í fundarboði. Við slit SM skal ráðstafa eignum hennar í samráði við embætti landlæknis, verndara Sorgarmiðstöðvar.

Samþykktir þessar voru samþykktar á stofnfundi SM og undirritaðar þann 6. nóvember árið 2018. Samþykktunum var breytt á 1. aðalfundi 27. maí 2020

Samþykktum þessum var breytt á 3. aðalfundi 23.maí 2022.