Samþykktir Sorgarmiðstöðvar

1 gr. Nafn, skilgreining og aðsetur
Sorgarmiðstöð (SM) er þjónustumiðstöð á sviði sorgarúrvinnslu fyrir syrgjendur og þau sem vinna að velferð þeirra. SM starfar í almannaþágu, án hagnaðarsjónarmiða. Heimili SM og varnarþing er í Hafnarfirði.

2 gr. Tilgangur og hlutverk
Tilgangur SM er að styðja syrgjendur og þau sem vinna að velferð þeirra.
Tilganginum er náð með því að:

• Vinna að þróun starfseminnar.
• Reka heimasíðuna sorgarmidstod.is þar sem kynnt er þjónusta sem í boði er á hverjum tíma.
• Efla þekkingu á mikilvægi sorgarúrvinnslu með útgáfu og dreifingu faglegs fræðsluefnis um land allt.
• Vera málsvari syrgjenda og beita sér fyrir lagalegum úrbótum í réttindamálum þeirra.
• Standa fyrir viðburðum á sviði sorgarúrvinnslu.

3. gr. Markmið
Markmið SM er að bæta almenna lýðheilsu með því að bjóða upp á úrræði í sorgarúrvinnslu til að efla og styðja andlega, líkamlega og félagsega heilsu fólks eftir ástvinamissi og minnka líkur á heilsubresti.

4. gr. Aðild
Félagi sem vinnur að velferð syrgjenda er heimilt að sækja um aðild að SM. Umsókn þarf að berast stjórnarformanni SM með tölvupósti á formadur@sorgarmidstod.is, eigi síðar en 1. apríl til að hægt sé að taka afstöðu til hennar á aðalfundi sama ár.

Einstaklingum sem vinna að velferð syrgjenda eða eru syrgjendur er heimilt að sækja um félagsaðild að SM. Umsókn þarf að berast með tölvupósti á formadur@sorgarmidstod.is. Umsóknir eru teknar fyrir á stjórnarfundi.
Aðildarfélagsárgjald er ákveðið á aðalfundi.

5. gr. Úrsögn
Aðildarfélag getur sagt sig úr SM. Skriflega úrsögn skal leggja fram á stjórnarfundi og skal bóka hana í fundargerð. Úrsögn tekur gildi þegar í stað. Félag sem gengur úr SM á ekki rétt á endurgreiðslu framlaga sinna.

Félagsaðili getur sagt sig úr SM með tölvupósti á formadur@sorgarmidstod.is sem leggur hana fram á stjórnarfundi og bókar í fundargerð. Úrsögn tekur gildi þegar í stað. Aðili sem gengur úr SM á ekki rétt á endurgreiðslu framlaga sinna.

Félagsaðild SM er sjálfhætt hafi árgjald ekki verið greitt.

6. gr. Brottvikning
Stjórn SM getur rökstutt tillögu að brottvikningu félags/félaga úr SM á aðalfundi. Samþykki aðalfundur brottvikninguna tekur hún gildi strax.

7. gr. Aðalfundur
Aðalfundur fer með æðsta vald í málefnum SM. Aðalfund skal halda árlega fyrir maílok og skal til hans boðað með minnst tveggja vikna fyrirvara með tölvupósti eða bréfleiðis til skráðra félaga. Framboðsfresti til stjórnarsetu lýkur kl. 21:00 tveimur dögum fyrir aðalfund.

Aðalfundur er löglegur ef rétt er til hans boðað. Aðalfund má halda rafrænt ef meirihluti stjórnar telur að aðstæður í samfélaginu kalli á slíkt.

Fundarboði skal fylgja:
a. Dagskrá aðalfundar.
b. Drög að skriflegri skýrslu stjórnar.
c. Lykiltölur úr ársreiknngi.
d. Tillögur að lagabreytingum.
e. Aðildarumsóknir eða brottvikning.
f. Drög að fjárhagsáætlun yfirstandandi árs.

Aðildarfélagar hafa atkvæðisrétt á aðalfundi þannig að fulltrúi með skrifegt umboð fyrir hönd aðildarfélags hefur þrjú atkvæði en einstaklingsaðild fylgir eitt atkvæði. Í málum sem taka þarf ákvörðun um á aðalfundi ræður einfaldur meirihluti atkvæða.

Dagskrá aðalfundar skal vera sem hér segir:
1. Formaður setur fund og tilnefnir fundarstjóra og ritara.
2. Skýrsla stjórnar.
3. Skoðaður ársreikningur.
4. Fjárhagsáætlun yfirstandandi árs.
5. Tillaga að árgjaldi aðildarfélaga.
6. Aðildarbreytingar.
7. Lagabreytingar.
8. Kynning á framboðum til formanns og stjórnar
9. Kosningar formanns til 2. ára kosning þriggja stjórnarmanna til 2. ára og kosning tveggja varamanna til 1. árs.
10. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga til tveggja ára.
11. Önnur mál.

Ef fresta þarf aðalfundi skal halda framhaldsaðalfund svo skjótt sem unnt er. Á honum skal eingöngu fjallað um mál sem fresta varð á aðalfundi.

8. gr. Kjörstjórn
Stjórn SM skipar þrjá fulltrúa í kjörstjórn eigi síðar en 12 vikum fyrir aðalfund. Kjörstjórn starfar sjálfstætt. Kjörstjórn skiptir með sér verkum og setur sér verklagsreglur.

Kjörstjórn auglýsir eftir framboðum til stjórnar fyrir aðalfund félagsins og hefur umsjón með undirbúningi og framkvæmd kosninga. Kjörstjórn sker úr um kjörgengi og kosningarétt, hefur yfirumsjón með talningu atkvæða og sker úr um gildi vafaatkvæða. Ákvarðanir kjörstjórnar eru endanlegar.

Kosningar til trúnaðarstarfa innan félagsins skulu fara fram á aðalfundi.
Niðurstöður kosninga skulu kynntar á aðalfundi. Kosningar formanns fara fram á undan öðrum kosningum. Skulu niðurstöður kynntar þegar atkvæði hafa verið talin.

9. gr. Stjórn og rekstur
Stjórn SM er skipuð þremur einstaklingum, auk formanns og tveggja til vara. Stjórnin fer með æðsta vald í málefnum SM á milli aðalfunda. Stjórnarformaður boðar stjórnarfundi og skal halda þá að jafnaði mánaðarlega, en þó ekki í júlí.

Hætti formaður á tímabili sínu skal varaformaður taka sæti formanns, varafulltrúi stjórnar tekur sæti sem aðalfulltrúi. Hætti varaformaður á tímabili sínu skal stjórn velja nýjan varaformann og varafulltrúi stjórnar tekur sæti sem aðalfulltrúi.

Stjórnarfundur er löglegur (ákvörðunarbær) ef þrír stjórnarmanna og formaður/varaformaður mæta. Atkvæði formanns /staðgengils hans vegur tvöfallt, þ.e. 2/1 á stjórnarfundum. Stjórn skiptir með sér verkum og setur sér starfsreglur.

Stjórn starfar að öðru leyti eftir „Starfsreglum stjórnar“ sem samþykktar voru á aðalfundi 2021, með síðari breytinum.

10. gr. Meðferð upplýsinga
Fara skal með allar viðkvæmar persónuupplýsingar þjónustuþega SM sem trúnaðarmál og í samræmi við gildandi ákvæði laga. Persónuverndarstefna SM skal vera aðgengileg á heimasíðu.

11.gr. Breytingar á samþykktum
Samþykktum þessum má breyta með meirihluta atkvæða á aðalfundi enda hafi þeim verið lýst í fundarboði. Breytingartillögur skulu sendar formanni SM fyrir 1. apríl til afgreiðslu á aðalfundi.

12 gr. Slit
Til þess að leggja SM niður þarf samþykki tveggja aðalfunda í röð og skulu félagsslitin samþykkt með a.m.k. 2/3 fundarmanna á hvorum aðalfundi, enda hafi áformum um slit verið getið sérstaklega í fundarboði. Við slit SM skal ráðstafa eignum hennar í samráði við embætti landlæknis, verndara Sorgarmiðstöðvar.

Samþykktir þessar voru samþykktar á stofnfundi SM og undirritaðar þann 6. nóvember árið 2018. Samþykktunum var breytt á:

• 1. aðalfundi 27. maí 2020
• 3. aðalfundi 23.maí 2022
• 4. Aðalfundi 23. maí 2023